Organizar un evento con tu grupo paso a paso

Y te preguntarás ¿cómo puedo ganar seguidores al organizar un evento? El organizar un evento requiere preparación y planes extensivos además de mucho trabajo, pero puedes conseguir una legión de nuevos seguidores si lo haces bien.

La mayoría de las veces, los eventos musicales parecen funcionar como una máquina con todas las actividades programadas fluyendo de acuerdo al plan, sin embargo, detrás de todo esto hay mucho trabajo preparatorio on el único objetivo de desarrollar la atmósfera, adecuada además de una experiencia beneficiosa para todos sus participantes.

Establecer el tema del evento

Cada evento tiene un tema y un propósito que será lo que atraerá a las audiencias objetivo y a los participantes e invitados. En general, un evento de música como, por ejemplo, una conferencia nacional sobre el sector de la música de una zona puede atraer a músicos, a empresarios que tengan negocios en ese sector, o a patrocinadores que quieran ganar notoriedad con sus productos durante el evento.

Además de eso, la temática del evento también determinará el tipo de canales de marketing a usar para la publicidad. Esto significa que servirá para que el equipo de marketing sepa qué necesitará para que el evento se identifique correctamente con los potenciales participantes y compañías a quienes quieren vender. Organizar un evento puede ser un caos si el tema no está claro desde el principio.

Seleccionar el local

La selección de un lugar depende mucho de la escala del evento. Normalmente se determina por el número de participantes, la presencia de los invitados de honor (como músicos y expertos), las actividades durante el evento, o si hay otra planta, un espacio para fines de exhibición.

«Todo el plan del evento y el resto de preparaciones constituyen un 80% de trabajo total, y puede llevarte desde unas pocas horas hasta días.»

Un evento típico de unos 100-200 invitados puede ser perfectamente implementado en un salón de actos de un hotel, a ser posible en un lugar o aula con estilo de teatro. Sin embargo, eventos de escala mayor con unos 500-1000 participantes puede requerir un gran salón, auditorio o un centro de convenciones.

La localización y la calidad estándar del local también es especialmente importante si el evento involucra la participación de VIPs. Dicho esto, una localización reputada sería necesaria, incluyendo buena calidad y un gran número de instalaciones disponibles. Al organizar un evento siempre es de sabios explorar varios locales y examinar si su localización es apropiada, su nivel de servicios, ambiente y costes, antes de tomar una decisión.

Marketing del evento y publicidad

El marketing del evento es de lejos una de las tareas más importantes y difíciles a la hora de organizarlo, y normalmente se considera como uno de los factores más importantes para el éxito de un evento. Esto se debe a que el número de participantes depende mucho de la fuerza del marketing y la publicidad. Si un evento logra su objetivo o no, o si los organizadores terminan el evento con ganancias o pérdidas depende en gran parte del marketing usado. Esto significa que una estrategia adecuada de marketing y un buen posicionamiento del evento deben ser obligatorios si se quiere conseguir lo que se desea.

organizar un evento

La mayoría de las veces, los organizadores de eventos que tienen grandes presupuestos podrán permitirse aparecer en la publicidad de periódicos, revistas, radio y televisión para publicitarlo. Las ruedas de prensa también pueden ser enviadas a periódicos importantes para crear concienciación del inminente evento. Además, grandes banners publicitarios y posters se pueden comprar para publicitar el evento en zonas muy pobladas o en internet. Cuando usas publicidad impresa en revistas o periódicos, deben alcanzar al público objetivo de tu evento, y que sean su base de lectores. También los medios impresos deberían ayudar a fomentar el evento resaltando los beneficios de la participación.

Sin embargo, si el presupuesto es un problema, el marketing barato también puede hacer maravillas al organizar un evento. Si el evento es específico de una industria, en este caso de la música, el mailing masivo a todo el sector debería ser viable. El telemarketing también es un medio de marketing muy efectivo para crear notoriedad con el grupo de participantes deseado. El mailing masivo se ha vuelto uno de los mejores métodos en cuanto a precio y eficiencia para llegar a muchas audiencias. Esto sería muy útil si el organizador del evento ya tiene una base de datos de correos. Si no, unos buenos anuncios en Facebook o Twitter te harán conectar con el público que buscas.

Colaboración con patrocinadores

Tener patrocinadores reputados para participar en el evento también te ayudará a incrementar la credibilidad de todo el evento, así como reducir costes. Los patrocinadores también pueden ayudar con el marketing, así como también pueden ayudar a publicitar tu evento a sus clientes. Además de eso, muchos de los patrocinadores pueden intervenir en el alquiler de locales a cambio de un espacio de exhibición o publicidad para ellos. Algunos patrocinadores también pedirán un pequeño mensaje de la compañía dirigido a los patrocinadores durante el evento. Otros te darán productos de muestra o regalitos para los asistentes, y te vendrán perfectos para incluirlos al organizar un evento.

Dirigir a la gente y trabajar con portavoces

Un evento no será exitoso sin gente que lo lleve en marcha, así como los portavoces compartiendo su sabiduría a los invitados. Invita a portavoces que sean de gran calibre o reputación para el evento, y alguien que proporcione a los invitados información relevante para su trabajo, industria o negocios. Prepara a los portavoces de antemano y trabaja con ellos en sus presentaciones de powerpoint, así como también informarles sobre los procesos logísticos, coordinación del tiempo y la cantidad esperada de audiencia.

Escucha cualquier solicitud por parte de ellos, así como proyectores, micrófonos u otros requisitos que necesiten para las sesiones de preguntas y respuestas.

Todos los eventos requieren un gran equipo de personas llevando a cabo tareas de acomodadores, registros, servicio al cliente, así como llevando tareas financieras. Familiariza al equipo con cualquier protocolo del evento requerido para eliminar la posibilidad de confusión o fallos. Para asegurar una implementación fluida, cada persona debería saber su rol individual. Esto puede asegurarse a través de la preparación de un programa de eventos emparejado con roles y responsabilidades para cada persona.

Idealmente, un Project manager debería controlar el equipo completo y asegurarse de que todos están haciendo sus trabajos eficientemente. Además de ello, el mánager también tiene la autoridad de tratar con todos los grupos como el de gestión de locales, el equipo de patrocinadores y los exhibidores de eventos.

El día principal – Preparación, registro, acomodadores y crítica

organizar un evento

Todo el plan del evento y el resto de preparaciones constituyen un 80% de trabajo total, y puede llevarte desde unas pocas horas hasta días. Antes del evento, visita el local para asegurarte de que todo está acorde con los requisitos y especificaciones: micrófonos, proyectores, sistemas de vídeo y audio… Todo debe ser comprobado para que esté en perfecto orden. En la oficina ten una lista preparada con todo lo que hace falta y tenlo preparado al menos un día antes del evento. El personal del evento debería comprobar el local para preparar todo (incluyendo decoraciones, posters, etc.) el día antes del evento.

El día principal, el equipo debería estar presente en el local al menos una hora y media antes de que comience. Deberían estar listos en su lugar de trabajo y preparados para recibir a los invitados una hora antes de que se les permita la entrada. Los regisrtos deben hacerse en la puerta para asegurarse el acceso autorizado. Etiquetas con nombres, obsequios y agendas del evento deben darse y los acomodadores llevarán a los invitados a sus asientos en el salón del evento.

El personal también será responsable de proveer ayuda o consejo a los invitados durante el evento. Finalmente, los formularios de críticas deberían ser distribuidos y luego recogidos de los invitados para determinar su nivel de satisfacción en todos los aspectos de la experiencia. Esto se hace principalmente para tener indicaciones, ideas o avisos para futuras mejoras, no lo dejes fuera al organizar un evento.

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  1. 45 Formas de promocionar un grupo de música - CÁRNICA 30 marzo, 2016 Responde

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